Man and woman managing their small business

Kan en enkeltmandsvirksomhed afgive tilbud på offentlige udbud?

Indholdsfortegnelse

Ja. Som hovedregel kan alle virksomheder (uanset dets selskabsform), der lever op til et udbudsmaterialets eventuelle krav til egnethed, afgive tilbud på offentlige udbud. Det kan eksempelvis være krav til virksomhedens økonomiske og finansielle formåen eller tekniske og faglige formåen. En ordregiver kan således ikke kan stille krav til en virksomheds selskabsform ved udformningen af udbudsmaterialet.

Hvad er et ESPD?

ESPD står for ’European Single Procurement Document” – på dansk ’Det fælles europæiske udbudsdokument’. Alle virksomheder, der ønsker at deltage i et offentligt udbud, skal udfylde et ESPD. ESPD’et udgør en egenerklæring, der anvendes som den et foreløbigt bevis for virksomhedshedernes opfyldelse af de stillede i udbudsmaterialet, hvori der erklæres:

  • at virksomheden ikke er omfattet af en situation, der udelukker den fra at deltage i udbuddet,
  • at virksomheden opfylder eventuelle mindstekrav til egnethed, der gør den i stand til at deltage i udbuddet. Det kan eksempelvis være krav til virksomhedens økonomiske og finansielle formåen eller tekniske og faglig formåen.

Da ESPD’et udgør et forløberigt behov for opfyldelse af de stillede krav i udbudsmaterialet, er det som udgangspunkt også kun den vindende virksomhed, der efterfølgende skal indsende dokumentation for sine oplysninger angivet i ESPD’et, inden kontrakten kan underskrives. Det vil sige at alle øvrige virksomheder, der har deltaget i udbudsprocessen, alene har skulle udfylde ESPD’et uden fremlæggelse af yderligere dokumentation. Formålet ved at det som udgangspunkt kun er den vindende virksomhed som skal indsende yderlige dokumentation, er at forenkle tilgangen til at deltage i offentlige udbud.

Det er desuden gratis at udfyldes en ESPD og gøres elektronisk via en udbudsportal.

Dette gør at omkostningerne ved at søge udbud, holdes på det minimale.

ESPD’et udfyldes elektronisk som en integreret del af det pågældende udbudsmateriale via den udbudsportal, hvorfra ordregiver udsender sine udbud. ESPD’et kan derfor også varierer i udseende, alt efter, hvilken udbudsportal der anvendes. Det er gratis for virksomhederne at udfylde ESPD’et.

Såfremt at en virksomhed ikke kan leve op til Ordregivers stillede krav, findes der to muligheder for alligevel at deltage i udbudsprocessen:

  1. Virksomheden kan basere sig økonomisk og finansiel eller teknisk og fagligt på andre virksomheder.
  2. Virksomheden kan indgå i en sammenslutning af virksomheder.

Virksomheder kan basere sig økonomisk eller fagligt på andre virksomheder ved brug af en støtteerklæring. En støtteerklæring er erklæring fra eksempelvis et moderselskab, samarbejdspartner eller anden virksomhed, om at yde den nødvendige støtte til at overholde udbuddets mindstekrav til egnethed tilsammen. Det vil sige, at ordregiver foretaget en samlet vurdering af om, virksomhederne levet op til udbuddet mindstekrav til egnethed.

Det er som udgangspunkt ikke et krav at den støttende virksomhed skal deltage i gennemførelsen af kontrakten, medmindre virksomheden baserer udbuddet på den sekundære virksomheds tekniske og faglige formåen. I disse tilfælde skal den støttende virksomhed deltage i udførelsen af kontrakten.

Det er et krav at den støttende virksomhed også udfylder et ESPD.

Virksomheder kan derudover indgå i en sammenslutning af virksomheder, hvor virksomhederne går sammen om at byde på det offentlige udbud. I dette tilfælde vil der ligeledes foretages en samlet vurdering af, om virksomhederne tilsammen lever op til udbuddet mindstekrav.

Annullation af udbud og ukonditionmæssige tilbud

En undersøgelse fra konkurrence- og forbrugerstyrelsen viser at godt hvert femte udbud ender med at blive annulleret. Annullation af udbud medfører unødvendige transaktionsomkostninger både for alle parter, idet der udover omkostningerne forbundet med annullation af udbuddet, medfølger omkostninger, som er forbundet med at udbuddet bliver genudbudt i uændret eller ændret udgave. Det offentlige køber hvert år ind for ca. 380 milliarder kroner og hvis hver femte udbud annulleres, er der i den grad tale om betydelige transaktionsomkostninger forbundet med annullerede udbud. 

Men hvad er årsagen til, at godt hvert femte udbud ender med at blive annulleret?

Ifølge undersøgelsen fra konkurrence- og forbrugerstyrelsen, er der 3 hovedårsager til at et udbud annulleres:

  • Fejl i ordregivers udbudsmateriale (ca. 24 pct)
  • Ordregiver havde behov for at ændre i opgaven efter offentliggørelse af udbudsmaterialet (ca. 16 pct.)
  • Ingen af tilbuddene var konditionsmæssige. (ca. 14 pct)

I godt 14 pct. af annullationerne har ordregiver altså angivet, at årsagen var, at ingen af tilbuddene var konditionsmæssige. Det kan eksempelvis skyldes, at ingen af de modtagne tilbud levede op til de stillede krav, at tilbuddet manglede oplysninger eller dokumentation, eller at oplysningerne i tilbuddet var fejlbehæftede.

Forhold omkring tilbudsmaterialets udformning kan således begrunde udelukkelse, såfremt ordregiver har angivet udtrykkelige krav hertil. Det kan eksempelvis være krav til tidsfrister, sprog, anvendelse af skemaer, dokumentation og maksimale sideantal mv. Sådanne krav fortolkes i praksis restriktivt, hvorfor ordregiver som udgangspunkt er forpligtet til at afvise tilbuddet ved manglende opfyldelse af kravene i tilbuddet. I udbudsloven har ordregiver kun en begrænset adgang til at indhente supplerende oplysninger eller berigtige oplysninger hos tilbudsgiveren. Idet det samtidigt er tilbudsgivers ansvar, at tilbudsmaterialet er i overensstemmelse med udbudsmaterialet, så bliver det selvsagt utroligt vigtigt, at tilbudsgiveren iagttager de krav som ordregiver har opstiller i udbudsmaterialet.

Henset til andelen af annullerede tilbud som følge af ingen kondiitonsmæssige tilbud, tyder det dog på, at det fra tilbudsgivers side kan være vanskeligt at afgive tilbud på offentlige udbud.

Skal underleverandører udfylde et særskilt EPSD?

Nej. Hvis din virksomheder ønsker at anvende underleverandører til udførelsen af den udbudte opgave, så skal underleverandørerne som udgangspunkt ikke udfylde et særskilt ESPD, medmindre at ordregiver udtrykkeligt har bedt om det i udbudsmaterialet.

I EPSD’et Del II.D ’Oplysninger om underleverandører, hvis kapacitet den økonomiske aktør ikke baserer sig på’ kan det angives, om virksomheden vil gøre brug af underleverandører til udførelsen af den udbudte opgave, herunder hvilke dele af opgaven, der påtænkes udført af underleverandører. Der kan ligeledes angives navne på underleverandører, hvis de er kendte på tidspunkt for ansøgnings- eller tilbudstidspunktet. Angivelsen af underleverandører er som udgangspunkt ikke forpligtende, medmindre at ordregiver udtrykkeligt har bedt om det i udbudsmaterialet. I dette tilfælde skal underleverandører udfyldte et særskilt ESPD med de oplysninger, som ordregiver har efterspurgt.

De mest anvendte udbudsprocedurer

Offentligt udbud

Ved proceduren ’Offentligt udbud’ kan alle interesserede virksomheder, der lever op til udbuddet mindstekrav til egnethed, afgive tilbud. Ved udbuddets mindstekrav til egnethed, forstås eksempelvis krav til virksomhedens økonomiske og finansielle formåen eller tekniske og faglig formåen. Offentligt udbud er derfor også den procedure der skaber den største konkurrence.

Efter tilbudsfristens udløb foretager ordregiver en vurdering af, om de enkelte virksomheder overholder udbuddets mindstekrav til egnethed. Herefter foretages selve evalueringen af tilbuddene fra de egnede virksomheder. Evaluering af tilbuddet vil ske på grundlag af det tildelingskriterium, der er angivet i udbudsmaterialet, som i hovedtræk enten vil være ”pris” eller ”bedste forhold mellem pris og kvalitet”. 

Ved offentligt udbud er ordregiver udelukket fra at forhandle med tilbudsgiverne om grundlæggende forhold i tilbuddene. Det kan eksempelvis være i forhold til pris eller omfang af tilbuddene. Desuden fastsættes der en frist som ofte er minimum 30 dage, fra tilbuddet er elektronisk offentliggjort.

Begrænset udbud

Ved proceduren ’begrænset udbud’ kan ordregiver begrænse antallet af virksomheder, som har mulighed for at afgive tilbud. Ved denne procedure foregår udbudsprocessen i to etaper. En prækvalifikationsfase og en tilbudsfase.

I prækvalifikationsfasen, ansøger interesserede virksomheder (ansøgeren) om prækvalifikation, hvorefter ordregiver foretager en vurdering af ansøgerens egnethed og kvalifikationer. Ordregiver foretager en vurdering af, om de enkelte ansøgere overholder udbuddets mindstekrav til egnethed. Herefter skal ordregiver vurdere alle de interesserede ansøgeres kvalifikationer, og blandt de kvalificerede ansøgere udvælger de ansøgere, som får mulighed for at afgive tilbud. Ordregiver skal som udgangspunkt udvælge mindst fem ansøgere til at afgive tilbud.

I tilbudsfasen foretager Ordregiver selve evalueringen af tilbuddene efter tilbudsfristens udløb fra de virksomheder, der er udvalgt til at afgive tilbud. Evaluering af tilbuddet vil ske på grundlag af det tildelingskriterium, der er angivet i udbudsmaterialet, som i hovedtræk enten vil være ”pris” eller ”bedste forhold mellem pris og kvalitet”. 

Ved Begrænset udbud er ordregiver udelukket fra at forhandle med tilbudsgiverne om grundlæggende forhold i tilbuddene. Det kan eksempelvis være i forhold til pris eller omfang af tilbuddene.

Fristen for at ansøge om prækvalifikation vil minimum være 30 dage, imens fristen for at afgive tilbud vil være minimum 25 dage, når udbuddet er udsendt elektronisk.

Udbud med forhandling

Ved proceduren ’Udbud med forhandling’ har ordregiver mulighed for at forhandle med tilbudsgiverne – modsat offentlige udbud og begrænset udbud, hvor det ikke er muligt at forhandle med tilbudsgiverne. Udbud med forhandling anvendes typisk, hvor ordregiver har behov for at forhandle om kontraktens indhold og vilkår. Det er derfor også den udbudsprocedure der tager længst tid at gennemføre.

Udbud med forhandling forløber som et begrænset udbud frem til og med afgivelsen af indledende tilbud. Dog skal ordregiver udvælge mindst 3 ansøgere til at afgive tilbud.

Efter tilbudsfristens udløb, kan der forhandles med de udvalgte tilbudsgivere om kontraktens tekniske, økonomiske og juridiske elementer, med henblik på at finde det mest konkurrencedygtige tilbud og den bedste løsning. Det indledende tilbud vil således danne grundlag for de videre forhandlinger.

Forhandlingerne afsluttes ved at tilbudsgiverne får en frist til at afgive et endeligt tilbud, som justeret på baggrund af de forudgående forhandlinger. Herefter foretager ordregiver en evaluering af tilbuddene på grundlag af det tildelingskriterium, der er angivet i udbudsmaterialet, som i hovedtræk enten vil være ”pris” eller ”bedste forhold mellem pris og kvalitet”. 

Fristen for at ansøge om prækvalifikation vil minimum være 30 dage, imens fristen for at afgive tilbud vil være minimum 25 dage, når udbuddet er udsendt elektronisk.  For efterfølgende tilbud skal ordregiver fastsætte en passende frist under hensyntagen til kontraktens kompleksitet og den tid, der vurderes nødvendig for at tilbudsgiverne kan udarbejde et revideret tilbud.

FAQ

Hvad er et ESPD?

ESPD står for ’European Single Procurement Document” – på dansk ’Det fælles europæiske udbudsdokument’. Alle virksomheder, der ønsker at deltage i et offentligt udbud, skal udfylde et ESPD.

Skal underleverandører udfylde et særskilt EPSD?

Nej. Hvis din virksomheder ønsker at anvende underleverandører til udførelsen af den udbudte opgave, så skal underleverandørerne som udgangspunkt ikke udfylde et særskilt ESPD, medmindre at ordregiver udtrykkeligt har bedt om det i udbudsmaterialet.

Dan Oxbøl

Dan Oxbøl

Del på facebook
Facebook
Del på twitter
Twitter
Del på linkedin
LinkedIn
Del på whatsapp
WhatsApp
Snak med eksperten